Esta política de privacidad se aplica a los tratamientos de datos realizados en los hoteles de HOTELS VIVA & RESORTS. Por favor, léala detenidamente, en ella encontrará información importante sobre el tratamiento de sus datos personales y los derechos que le reconoce la normativa vigente en la materia.
Esta política puede consultarse en la recepción del hotel, en la que podrá solicitar una copia para conservar.
De manera general, los campos de nuestros formularios que son señalados como obligatorios, deberán necesariamente ser cumplimentados para poder tramitar sus solicitudes.
1. ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS?
Los responsables del tratamiento de datos de los clientes y huéspedes del hotel es la empresa que explota el hotel en el que Ud. se aloja (en adelante el HOTEL), cuyos datos identificativos y de contacto son: (también disponibles en la Recepción del hotel):
INVERSIONES PASCUAL S.L., con CIF: B07461767, con domicilio en calle Agustín Argüelles, No. 1, 07400 Alcudia, Illes Balears, España (en adelante HOTELS VIVA & RESORTS), siendo el alcance de las responsabilidades respectivas del HOTEL y de HOTELS VIVA & RESORTS el siguiente:
Para más información sobre el tratamiento de sus datos o el ejercicio de los derechos que le reconoce la normativa vigente en la materia puede enviar un email al Delegado de Protección de Datos: dpd@hotelsviva.com
2- ¿PARA QUÉ SERÁN TRATADOS SUS DATOS Y CON QUÉ BASE JURÍDICA?
Los datos de los clientes y huéspedes de los hoteles de HOTELS VIVA & RESORTS son tratados para los siguientes fines:
2.1 Gestión de reservas y prestación de los servicios solicitados
2.2 Registro y control de viajeros
2.3 Grabación de animaciones y actividades
2.4 Atención a necesidades especiales
2.5 Control de calidad
2.6 Uso servicio WIFI
2.7 Atención a consultas y reclamaciones
2.8 Consolidación de datos de clientes
2.9 Envío de comunicaciones comerciales no personalizadas y gestión de listas de distribución (segmentación)
2.10 Elaboración de un perfil comercial para la personalización de los servicios y las comunicaciones comerciales de HOTELS VIVA & RESORTS
A continuación, encontrará una información detallada sobre cada uno de estos fines.
2.1. Gestión de reservas y prestación de los servicios solicitados. El HOTEL tratará los datos facilitados en las peticiones de reserva o de servicios para la gestión de dichas reservas y la prestación de los servicios solicitados.
¿Qué datos son tratados para este fin y cómo han sido obtenidos?
Las categorías de datos que el HOTEL tratará para estos fines son los siguientes:
- Datos identificativos y de contacto del titular de la reserva;
- Datos de la propia reserva o petición de servicios (fechas de la estancia, número y edad huéspedes y servicios solicitados);
- Datos relativos a medios de pago;
- Datos de transacciones de bienes y servicios.
Estos datos son obtenidos bien directamente de Ud., bien de los terceros que han tramitado la reserva o solicitado el servicio en su nombre, por ejemplo, la agencia de viajes en la que ha reservado su estancia.
El tratamiento de estos datos es necesario para la ejecución del contrato de hospedaje, la prestación de los servicios solicitados o para la aplicación de medidas precontractuales a su propia petición.
Los datos económicos y de transacciones de bienes y servicios generados por su estancia serán tratados para fines de gestión contable y administrativa y el cumplimiento de las obligaciones legales del HOTEL en materia contable y fiscal.
Determinados hoteles de HOTELS VIVA & RESORTS disponen de un servicio de MAYORDOMO VIRTUAL. Dicha utilidad se presta por medio del aplicativo Whatsapp provista por WhatsApp Ireland Limited, más información en https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea#G1Di6og0cz0BSJDBp. MAYORDOMO se ha habilitado para una efectiva prestación de los servicios ofrecidos en nuestros establecimientos. En concreto, los clientes podrán solicitar información, realizar reservas en nuestro restaurante y spa y realizar peticiones relacionadas con nuestros servicios en el HOTEL. Para ello trataremos sus datos de contacto, en concreto su número de móvil para atender correctamente sus peticiones. El tratamiento de este dato se basa en su consentimiento. No prestar su consentimiento o retirarlo no condiciona la ejecución de su reserva o la prestación de los servicios contratos. En cualquier momento podrá solicitar su baja de este tratamiento solicitándolo directamente en el chat del aplicativo o indicándolo en la recepción.
Los datos recogidos en el momento de su registro en el hotel, junto con los generados por su estancia y en su caso los datos proporcionados a nuestro servicio de MAYORDOMO se consolidarán en bases de datos de HOTELS VIVA & RESORTS. (+ info en el apartado “Consolidación de datos de clientes de la compañía”)
2.2. Registro y control de viajeros: En aplicación de la ley de control de viajeros vigente los hoteles deben registrar la información de los huéspedes que se alojan en sus establecimientos. Dicha información se recoge en el parte de entrada que deben cumplimentar los huéspedes y se consolida en un libro-registro de viajeros que debe ser conservado por el HOTEL y puesto a disposición de las autoridades competentes.
¿Qué datos son tratados para este fin?
- Nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, país de nacionalidad, número y tipo de documento de identidad, fecha de expedición del documento, fecha de entrada y firma.
Así mismo, cuando así lo requiera la normativa sanitaria vigente durante su estancia, el HOTEL establecerá un registro de las personas que accedan al establecimiento para permitir el control de epidemias por parte de las autoridades sanitarias competentes. En el momento de su llegada, se le informará expresamente sobre las obligaciones sanitarias concretas aplicables.
2.3. Grabación de animaciones y actividades. Las animaciones o actividades organizadas por el HOTEL pueden ser fotografiadas o grabadas para su posterior difusión en pantallas ubicadas en el propio hotel. Se le solicitará su consentimiento previamente a la captación y difusión de su imagen. Dicho consentimiento no condiciona su participación en las animaciones o actividades y podrá ser revocado solicitándolo a la recepción del hotel durante estancia o contactando con el Delegado de Protección de Datos en caso de haber finalizado esta.
2.4. Atención a necesidades especiales. Los datos de salud que Ud. facilite para atender necesidades especiales, como por ejemplo alergias o toma de medicamentos, serán tratados por el HOTEL sólo para este fin. El tratamiento de estos datos se basa en el consentimiento explicito que presta al solicitar una atención especial, o al facilitar esta información en el momento de registrar a un niño en VIVA KIDS ONLY CLUB o solicitar un tratamiento en el SPA, para aquellos hoteles que dispongan de estos servicios. Podrá revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos de salud en cualquier momento indicándolo en la recepción del hotel, si bien en caso de hacerlo es posible que no se le pueda prestar la atención especial o el servicio solicitado.
2.5. Control de calidad. Para evaluar la aplicación de los estándares de HOTELS VIVA & RESORTS y evaluar la calidad de los servicios y productos ofrecidos a sus clientes, HOTELS VIVA & RESORTS puede realizar encuestas de satisfacción u opinión a los clientes. Estas encuestas son anónimas y su cumplimentación no es obligatoria.
No obstante, en caso de proporcionar datos que le identifiquen en estas encuestas, por ejemplo, su nombre o número de habitación, HOTELS VIVA & RESORTS podrá usar los datos de contacto que nos haya facilitado para ponerse en contacto con Ud. en relación con las quejas o sugerencias que haya formulado. Estos tratamientos se basan en el interés legítimo de HOTELS VIVA & RESORTS en evaluar y gestionar la calidad de los servicios y productos ofrecidos y mejorar la atención al cliente.
¿Cómo se ha ponderado este interés respecto a sus derechos y libertades?
Para la ponderación de este interés respecto a sus derechos y libertades se ha determinado lo siguiente:
El tratamiento es compatible con las expectativas razonables de los interesados, al tratarse de clientes de HOTELS VIVA & RESORTS que, habiendo formulado una queja o sugerencia en relación con la prestación del servicio recibido, han proporcionado voluntariamente sus datos identificativos. Así mismo, los datos que se emplean para contactar con los interesados han sido facilitados por los propios interesados.
El impacto del tratamiento en la privacidad de los interesados es limitado, ya que el objeto del contacto se limita a resolver las quejas o comentar las sugerencias planteadas por los interesados y que esta finalidad también beneficia a los interesados, al mejorar la calidad de los servicios y el nivel de atención al cliente.
2.6. Uso servicio WIFI.
Sus datos identificativos y de contacto serán tratados para la gestión del acceso a la wifi y de la seguridad de los sistemas del hotel.
No realizamos controles o monitorización de las conexiones realizadas a través de la Wifi, salvo si resulta indispensable para prevenir o gestionar una amenaza para la
seguridad de nuestros sistemas o para la investigación de infracciones a las condiciones de uso de la wifi o a las leyes vigentes. No obstante, en este caso, optaremos siempre por el método menos gravoso para intimidad de los usuarios de la Wifi.
La base para el tratamiento de sus datos es la prestación del servicio WIFI solicitado y nuestro interés legítimo en gestionar la seguridad de nuestros sistemas.
2.7. Atención a consultas y reclamaciones. Los datos facilitados en sus consultas o reclamaciones serán tratados para atender sus solicitudes y gestionar eventuales quejas. Este tratamiento es necesario para la ejecución del contrato de hospedaje, la aplicación de medidas precontractuales a su propia petición o la defensa ante reclamaciones de clientes.
El tratamiento de eventuales datos de salud que haya facilitado en su reclamación se ampara en el art. 9.2. f) del RGPD, al ser dicho tratamiento necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
2.8. Consolidación de datos de clientes de HOTELS VIVA & RESORTS. Los datos facilitados por los clientes junto con los generados por sus estancias en el HOTEL se consolidan en bases de datos de la titularidad de HOTELS VIVA & RESORTS.
¿Qué datos se consolidan?
Las categorías de datos de clientes que se consolidan son las siguientes:
- Datos identificativos: Nombre, apellidos, documento de identificación (tipo, número, fecha de expedición), país de residencia, dirección postal, de envío o de facturación, email, fax, número de móvil;
- Datos de características personales: Sexo, fecha y país de nacimiento, nacionalidad, datos de familia (situación familiar: niños, fecha de nacimiento de los mismos, mayores o menores de edad, pareja), idioma);
- Datos relacionados con la reserva (fechas de la estancia, número y edad huéspedes) y servicios incluidos en la reserva y consumos durante la estancia (compras, uso de servicios, comidas y bebidas consumidas, uso de instalaciones);
- Datos facilitados en reclamaciones y quejas;
- Datos de transacciones de bienes y servicios:
- Datos económicos, financieros y de seguros;
- Datos obtenidos del servicio MAYORDOMO;
Estos datos se consolidan en sistemas de HOTELS VIVA & RESORTS ubicados en la Unión Europea.
La finalidad de esta consolidación es disponer de un registro de clientes, uniformizar los formatos y la codificación de la información y permitir la gestión centralizada de los procesos operativos comunes a todos los hoteles, por ejemplo, la comunicación de los partes de entrada de viajeros a las autoridades competentes, cuando así lo exija la normativa aplicable.
Esta consolidación se basa sobre el interés legítimo reconocido por el considerando 48 del RGPD, de transmitir datos personales de clientes entre empresas, por formar parte las entidades afiliadas a un organismo central para fines administrativos internos.
¿Cómo se ha ponderado este interés respecto a sus derechos y libertades?
Para la ponderación de este interés respecto a sus derechos y libertades se ha determinado lo siguiente:
- El impacto del tratamiento en la privacidad de los interesados es limitado, atendiendo a la finalidad, a la limitación del plazo de conservación de estos datos y a la adopción de medidas técnicas y organizativas para impedir el uso de dichos datos para fines comerciales, incluido la elaboración de perfiles, sin el consentimiento de los interesados.
- Los datos consolidados son igualmente utilizados para los fines que se indican a continuación:
2.9. Envío de comunicaciones comerciales no personalizadas y gestión de listas de distribución (segmentación)
HOTELS VIVA & RESORTS trata los datos identificativos y de contacto facilitados por los clientes, junto con los datos relativos a su condición de cliente, idioma y mercado de origen para el envío de comunicaciones comerciales no personalizadas relativas a los productos y servicios turísticos ofrecidos por HOTELS VIVA & RESORTS y la gestión de las listas de distribución.
La consolidación de esta información para este fin se basa en el interés legítimo de HOTELS VIVA & RESORTS en constituir y explotar un base de datos comercial de los clientes de HOTELS VIVA para fines de mercadotecnia directa.
¿Cómo se ha ponderado este interés respecto a sus derechos y libertades?
Para la ponderación de este interés respecto a sus derechos y libertades se ha determinado lo siguiente:
- El considerando 47 del RGPD considera que el tratamiento de datos personales con fines de mercadotecnia directa puede considerarse realizado por interés legítimo. El considerando 48 del RGPD reconoce que puede existir un interés legítimo en transmitir datos personales de clientes entre empresas, por formar parte las entidades afiliadas a un organismo central para fines administrativos internos.
- Este tratamiento es compatible con las expectativas razonables de los interesados, al tratarse de clientes de la compañia, existiendo una relación contractual previa al envío de comunicaciones comerciales, las cuales son referentes a productos o servicios turísticos propios de HOTELS VIVA & RESORTS.
- El impacto en la privacidad de los interesados es limitado al afectar el tratamiento un número limitado de datos y al ofrecerse la posibilidad de oponerse al tratamiento tanto en el momento de la recogida de los datos como en las propias comunicaciones comerciales.
El envío de las comunicaciones comerciales por medios electrónicos se basa en el art. 21.2. de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico que transpone la directiva 2002/58/CE (directiva e-privacy) en España.
Para gestionar sus listas de distribución, HOTELS VIVA & RESORTS realiza una clasificación de los destinatarios de sus comunicaciones en función de su condición de cliente, idioma y mercado de origen. Este tratamiento se basa en el interés legítimo de HOTELS VIVA & RESORTS en segmentar los destinatarios de sus comunicaciones.
¿Cómo se ha ponderado este interés respecto a sus derechos y libertades?
Para la ponderación de este interés respecto a sus derechos y libertades se ha determinado lo siguiente:
El tratamiento es compatible con las expectativas razonables de los interesados, al constituir un tratamiento accesorio al envío de comunicaciones comerciales y permitir a los destinarios de estas recibirlas con un formato y contenido adaptado a su idioma y mercado.
- El tratamiento no plantea una amenaza significativa para la privacidad de los interesados, ya que consiste en una simple clasificación basada sobre criterios objetivos que no permiten inferir nueva información sobre los interesados, habiéndose adoptado medidas técnicas y organizativas para impedir la realización de perfiles comerciales, predicciones o análisis comportamentales individualizados sobre el conjunto de datos de clientes, a no ser que los interesados haya autorizado el tratamiento de sus datos para este fin. Así mismo, los interesados conservan el control de su información al ofrecerles la posibilidad de oponerse a recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento.
2.10. Elaboración de un perfil comercial para la personalización de los servicios y las comunicaciones comerciales de HOTELS VIVA & RESORTS
Si ha autorizado la personalización de los servicios y comunicaciones de HOTELS VIVA & RESORTS accederá a los datos generados por su estancia en el HOTEL para incluirlo en un perfil comercial.
¿Qué datos se incluyen en mi perfil?
El perfil elaborado por HOTELS VIVA & RESORTS consolidará los siguientes datos generados por sus reservas y estancias en los hoteles:
- Datos de carácter identificativos y de contacto: nombre, apellidos, país de residencia, dirección postal, email, fax, numero de móvil;
- Datos de características personales: género, fecha y país de nacimiento, nacionalidad, datos de familia (situación familiar: niños, fecha de nacimiento de los mismos, pareja), idioma;
- Datos de transacciones de bienes y servicios: datos relativos a la reserva (fechas de la estancia, número y edad huéspedes y servicios incluidos en la reserva) y consumos realizados durante la estancia (compras, uso de servicios, comidas y bebidas consumidas, uso de instalaciones);
- Preferencias manifestadas durante la estancia (por ejemplo, si ha solicitado un tipo de almohada especial)
- Datos facilitados en eventuales reclamaciones, quejas o encuestas;
Los datos de salud u otras categorías especiales de datos, tales como religión o creencias, o los datos de medios de pago, por ejemplo, de tarjetas bancarias, que haya facilitado para su estancia nunca se incorporarán a su perfil.
HOTELS VIVA & RESORTS utilizará este perfil para:
Personalizar el trato y los servicios prestados por las empresas y hoteles de HOTELS VIVA & RESORTS, por ejemplo, para desearle su cumpleaños o para tener en cuenta las preferencias que haya manifestado en sus estancias. ¿Qué implica esta personalización?
- Los hoteles y las empresas de HOTELS VIVA & RESORTS con los que Ud. contacte o contrate un servicio consultarán los datos de su perfil para personalizar la atención a su petición y la prestación de dicho servicio. Esta personalización se realiza siguiendo los estándares definidos por HOTELS VIVA & RESORTS. La consulta de su perfil sólo se produce cuando Ud. contacte e interactúe con los hoteles y las empresas de la compañía y se lleva a cabo mediante conexión a la herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de HOTELS VIVA & RESORTS ubicada en la Unión Europea. Los datos de su perfil no se incorporan a los sistemas de los hoteles y empresas que realizan la consulta.
- Personalizar sus ofertas atendiendo a su perfil de consumo, por ejemplo, para determinar los periodos del año en los que se ha alojado o suele alojarse en nuestros establecimientos o el tipo de producto susceptible de interesarle teniendo en cuenta sus reservas pasadas o las acciones que ha realizado en la web corporativa (por ejemplo, productos orientados a vacaciones familiares si ha viajado en familia, o estancias relacionadas con productos que ha consultado en nuestras web sin llegar a contratarlas). Este perfil también se usa para poder realizar ofertas especiales basadas sobre la frecuencia de sus reservas, los productos contratados y los importes gastados.
Si bien no se toman decisiones individualizadas automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre nuestros clientes o les afecten significativamente de modo similar con base a este perfil, le informamos de su derecho a oponerse a la adopción de tales decisiones de acuerdo con lo previsto en el artículo 22 del Reglamento (UE) 2016/679.
Estos tratamientos y flujos de datos se basan sobre el consentimiento que ha prestado. No prestar su consentimiento o retirarlo no condiciona la ejecución de su reserva o la prestación de los servicios contratos. En cualquier momento podrá revocar su consentimiento enviando un email a gdpr@hotelsviva.com.
3. ¿A QUIÉN SE COMUNICAN SUS DATOS?
Sólo se comunicarán sus datos entre empresas de HOTELS VIVA & RESORTS en las situaciones descritas en los apartados anteriores o a terceros por obligaciones legales, con su previo consentimiento o cuando sea necesario para prestarle los servicios solicitados. En concreto:
El HOTEL comunicará los partes de entrada de huéspedes a las autoridades competentes cuando así lo exija la normativa sanitaria de seguridad o de control de viajeros vigente.
En caso de que su reserva contenga servicios accesorios prestados por terceros proveedores o que sus peticiones afecten a tal tipo de servicios, los datos personales necesarios para la tramitación de dicha reserva/petición de disponibilidad, serán comunicados a los correspondientes proveedores, sólo con esta finalidad. Estas comunicaciones son necesarias para la prestación de los servicios solicitados o para la aplicación de medidas precontractuales a su propia petición.
4. ¿CUÁNTO TIEMPO SE CONSERVAN SUS DATOS?
De forma general, los datos de clientes y huéspedes se conservarán durante la vigencia de la relación que mantienen con el HOTEL y HOTELS VIVA & RESORTS y en todo caso durante los plazos previstos en las disposiciones legales aplicables y durante el tiempo necesario para atender a posibles responsabilidades nacidas del tratamiento. Sus datos serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para las finalidades para las cuales fueron recabados. En concreto:
El HOTEL conservará los datos económicos y de transacciones de bienes y servicios generados por su estancia durante el tiempo exigido por la normativa contable y fiscal vigente.
El HOTEL conservará los libros-registro de los huéspedes exigidos por la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana. Durante un mínimo 3 años.
Los datos de salud que los clientes hayan proporcionado al hotel para atender necesidades especiales se cancelan diariamente respecto a clientes no alojados y una vez hayan finalizado su estancia en caso de clientes que se alojan en el HOTEL.
Los chats generados en el aplicativo Whatsapp para el servicio de MAYORDOMO se eliminarán una vez haya finalizado su estancia en el HOTEL.
Los datos de clientes consolidados en la herramienta de gestión hotelera central (PMS) se conservan 6 años.
Los datos tratados por HOTELS VIVA & RESORTS para fines comerciales, incluidos los perfiles comerciales, se conservarán mientras no se oponga al tratamiento o se solicite su supresión. Los soportes en los que constan la existencia de su consentimiento para el tratamiento de sus datos para estos fines, tales como formularios firmados, logs de envío de formularios electrónicos, hojas de check in, serán conservados durante toda la duración de los tratamientos y los plazos de prescripción aplicables.
Los datos tratados por HOTELS VIVA & RESORTS para fines de control de gestión y análisis de datos de negocio se conservan sin límite de tiempo. Respecto a los datos de clientes que no prestaron su consentimiento para ser perfilados, los datos se anonimizan al vencer el plazo de conservación de su información en el PMS central.
5. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS?
Tiene derecho a obtener confirmación de si estamos tratando o no sus datos personales y, en tal caso, acceder a los mismos. Puede igualmente pedir que sus datos sean rectificados cuando sean inexactos o a que se completen los datos que sean incompletos, así como solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.
En determinadas circunstancias, podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos. En tal caso, sólo trataremos los datos afectados para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o con miras a la protección de los derechos de otras personas. En determinadas condiciones y por motivos relacionados con su situación particular, podrá igualmente oponerse al tratamiento de sus datos. En este caso, dejaremos de tratar los datos salvo por motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre sus intereses o derechos y libertades, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
Así mismo y bajo ciertas condiciones podrá solicitar la portabilidad de sus datos para que sean transmitidos a otro responsable del tratamiento.
Puede revocar el consentimiento que hubiese prestado para determinadas finalidades, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
En cualquier momento podrá revocar su consentimiento u oponerse al tratamiento de sus datos con fines de mercadotecnia directa, incluida la elaboración de perfiles comerciales. En tal caso dejaremos de tratar su información personal para dichos fines. Tiene igualmente derecho a oponerse a la adopción de decisiones individuales automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre Ud. o le afecten significativamente de modo similar, cuando concurra este derecho de acuerdo con lo previsto en el artículo 22 del Reglamento (UE) 2016/679.
Para dejar de recibir comunicaciones comerciales puede utilizar el enlace previsto a tal efecto en nuestras comunicaciones o enviar un email a la siguiente dirección de correo electrónico: gdpr@hotelsviva.com
Para solicitar la supresión de su perfil comercial puede enviar un email a la siguiente dirección de correo electrónico: gdpr@hotelsviva.com
Tiene igualmente el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos.
Para ejercer sus derechos deberá remitirnos una solicitud por correo postal o electrónico a las direcciones indicadas en el apartado
¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?
Podrá obtener más información sobre sus derechos y cómo ejercerlos en la página de la Agencia Española de Protección de Datos (https://www.aepd.es).
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